Налоговые споры в Краснодарском крае и Республике Адыгея 8 (988) 953-50-20; 8 (861) 664-25-11 112@oktavian.org

Одним из основных направлений деятельности юридической компании «ОКТАВИАН» в городе Краснодаре и Краснодарском крае является юридическое сопровождение компаний «Абонентское юридическое обслуживание»
Подробнее...

Для урегулирования налоговых споров необходимо применение хорошо продуманной стратегии, важно не упустить даже мало весомых аспектов и конечно наличие большой практики ведения споров с налоговым органом
Подробнее...

Правильное оформление документов и подготовка бумаг, четкая тактика и стратегия ведения дела, значительный опыт и нестандартных подход к делу позволяет нам найти выход из любой ситуации, обеспечив наилучшую защиту интересов каждого клиента
Подробнее...

Заключение договора путем обмена письмами

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

25 марта 2019
Conclusion of the contract by exchange of letters

Когда контрагенты расположены в удаленных регионах, то они не имеют возможности для прямых переговоров и не могут создать письменный контракт. Переговоры в таком случае им приходится вести с помощью телефонной связи, электронной почты или вошедших недавно в моду популярных мессенджеров, таких как Viber или WhatsApp, вытеснивших такие виды связи как Skype или любимую некогда «аську».

Тот же Viber дает возможность совершать моментальный обмен не только письменной информацией, но и документальной, отправлять видео и вести телефонные переговоры с абонентом из любого уголка мира. Современные технологии позволяют вести переговоры и находить консенсус без необходимости представителю компании ехать на другой край страны.

Заключение же договоров возможно с помощью процедуры обмена письмами. Но в этом случае юристам, сопровождающим подобную сделку, следует максимально тщательно отнестись к такому виду заключения договоров и учесть все возможные нюансы, чтобы договор был крепким и не мог быть оспорен, как партнером по контракту, так и налоговой инспекцией или иным третьим лицом.

Тем более это важно, если компания практикует массовое заключение договоров путем обмена письмами на постоянной основе, при этом договоры заключаются даже не юристами и не администрацией, а рядовыми менеджерами из отделов реализации или снабжения.

В этом случае менеджерам необходимо не только предоставить готовые шаблоны контрактов со всеми возможными изменениями, не только снабдить инструкциями, как заполнять оферту или акцепт, но и научить как правильно осуществлять переписку, чтобы было абсолютно понятно, что документ исходит именно от участника контракта, а не кого-либо еще.

Это не просто требование практичности, но и Гражданского кодекса. В статье 434 ГК России, например, установлены четкие границы ответственности при переговорах, именуемой преддоговорной ответственностью. В ГК законодательно определены рамки взаимоотношений сторон при переговорах, которые стороны обязаны учитывать. 

Способы заключения договоров

Неправильно считать, что подтверждающим фактом заключения сделки должен быть один документ, подписанный сторонами участниками сделки.

Несмотря на то, что в ст. 161 ГК России сказано, что контракт, заключенный юрлицами, должен быть оформлен в «простой письменной форме». Ряд случаев предусматривает нотариальное заверение таких контрактов или даже регистрацию договоров.

Но вместе с тем, если нотариальное заверение не нужно и регистрацию проводить не обязательно, то «простой письменной формой» может быть не один документ, а несколько документов, которыми контрагенты обмениваются между собой.

Законодательно определены несколько способ заключения сделок.

1) Договором может быть один письменный документ, подписанный участниками сделки, согласно ст. 434 ГК России.

2) Сделка может быть заключена сторонами с помощью почтовой переписки, отправления телеграмм, телекса, телефакса, электронной документации, если она выполнена согласно правилам и позволяет подтвердить достоверность её отправки отправителем (наличие электронной подписи).

В связи с развитием электронных технологий, законодатели были вынуждены еще в 2015 году внести изменения в ст. 434 ГК, введя определение того, что же считается электронным документом.

Так, электронным документом может считаться любая документация не на бумажном, а на электронном (магнитном, оптическом и т.д.) носителе, изготовленная, отправленная, доставленная и хранящаяся с помощью таких же средств, включая электронную почту.

3) Сделка заключается также в рамках ст. 448 ГК, путем протоколирования результатов проведенного торга. Такой протокол равнозначен договору, если конечным итогом торгов стояло заключение договора, а не право на такое заключение.

4) Стать участником сделки в рамках ст. 428 ГК можно, приняв условия, выставленные второй стороной, путем заполнения установленных её формуляров или форм.

5) Сделка считается заключенной, если одна из сторон выполнила в рамках оферты и акцепта необходимые действия, такие как отгрузка товаров или оказание услуги или выплата финансовых обязательств, что предусмотрено ст. 438 ГК. Акцепт также может направляться на оферты, выложенные на Интернет-сайтах.

6) Подтверждением сделки может быть иной документ, доказывающий взятие на себя обязательств, в рамках ст. 887 ГК. Например, сдавая вещь в камеру хранения, вы получаете расписку или квитанцию – это также документ, подтверждающий наступления ваших со службой хранения вещей, деловых отношений. 

7) Выставление и оплата счета также может считаться заключенной сделкой, но только если такой счет включает в себя условия сделки, иначе суд может признать предоплату необоснованной выгодой и обязать получателя вернуть полученные деньги с процентами.

Судебная практика признает заключенной сделкой и частичную оплату или даже предоплату по выставленному счету, но опять-таки, если счет содержит существенные условия контракта.

Смотрите также:  Как сэкономить на налогах при перевозке грузов. Часть 2

Особенности договоров, заключенных путем обмена письмами

Когда юрист готовит договор, который компания намерена заключить с контрагентом путем обмена письмами, то он обязан выполнить ряд процедур, предусмотренных при обычном заключении договора, но с несколькими особенностями, касающимися проверки контрагента и фиксации его волеизъявления.

1. Проверка контрагента

Если бы компания заключала договор в бумажном виде, то при личном контакте с представителем другой фирмы была бы возможность ознакомиться с уставом, лицензией, документами о регистрации и т.д.

При дистанционном заключении договора, все эти документы необходимо также запрашивать для проверки правоспособности самого юридического лица, а также для проверки наличия полномочий подписывать документы у его представителя.

Это очень важно, поскольку если подписантом выступило бы лицо, не имеющее на то полномочий, вся переписка, равно как и заключенный договор, просто не имели бы правовых последствий.

Проверку контрагента можно произвести и на Интернет-сайте ФНС. Там содержатся такие данные как:

— данные о юрлицах и ИП с данными о регистрационных документах, регистрации изменений, учредительной документации, записей в ЕГРЮЛ;

— все публикации в издании «Вестник государственной регистрации», в котором согласно законодательству юрлица обязаны сообщать о проведенных ими ликвидациях, реорганизациях, уменьшениях уставного капитала, покупке уставного капитала другой фирмы и т.д.

— все публикации регистраторов в издании «Вестник государственной регистрации» об исключении записей о регистрации из ЕГРЮЛ;

— список юрлиц с дисквалифицированными лицами в исполнительных органах;

— данные про массовые адреса для регистрации, на которых зарегистрированы свыше одного предприятия;

— данные о лицах, которые отказались от управления компанией (добровольно или в судебном порядке);

— данные о юрлицах с недействительными адресами, указанными в ЕГРЮЛ, по которым в действительности невозможно установить связь с юрлицом.

В связи с огромным количеством информации на портале, еще в 2013 году ФНС установила на сайт автоматический определитель региона пользователя.

Если вам нужно найти информацию о юридическом лице, вы заходите на портал и там автоматически устанавливается поиск данных по предприятиям вашего региона.

Если вам необходима информация по другому региону – его нужно выбрать из списка и таким образом сменить регион на сайте.

Если вам нужна выписка из ЕГРЮЛ, то есть несколько способов её получить. Вы можете обратиться напрямую в ФНС. Можно обратиться в фирмы, предоставляющие данные из ЕГРЮЛ в электронном формате. А можно обратиться в фирмы, заключившие с ФНС договор в рамках абонемента на доступ к базе данных ФНС из ЕГРЮЛ. Получить всю необходимую информацию возможно в течение одного часа.

Кроме того, проверку контрагента можно провести на Интернет-сайте Федеральной службы судебных приставов (ФССП).

На сайте ФССП можно зайти в раздел информационных систем, где содержатся списки исполнительных производств в отношении должников – физических и юридических лиц.

Для удобства ФССП подключили вход в базу данных для смартфонов со всеми видами операционных систем и даже сделали возможность совершать проверки в приложениях к популярным социальным сетям – Вконтакте и Одноклассники. 

2. Волеизъявление сторон

Вторая особенность, которую юрист должен в обязательном порядке проконтролировать, если сделка заключается путем обмена письмами – это убедиться, что волеизъявление сторон имеет четкое без посторонних смыслов определение, которое должно быть соответствующим образом зафиксировано.

Например, таким подтверждением волеизъявления сторон может быть оферта и акцепт – один контрагент отправляет оферту, второй в ответ – акцепт.

Например, Компания А производит сельхозоборудование. Компания Б такое оборудование реализовывает. Компания А обращается к Компании Б с предложением купить для последующей продажи четыре комбайна. Тогда представитель Компании А направляет в Компанию Б оферту, подписанную руководством. В Компании Б начинают обсуждать условия, свое несогласие с чем-то и встречные предложения также направляются в виде писем в Компанию А.

В результате переговоров стороны приходят к единому мнению, но при этом первоначальная оферта уже не соответствует конечной договоренности.

Ошибкой будет если Компания Б направит акцепт на такую фактически уже неактуальную оферту, равно как ошибкой будет если акцепт вообще не будет направлен. В таком случае при споре сделка может быть признана несостоявшейся.

Чтобы все было правильно – Компания А должна подготовить новую оферту и направить её Компании Б с уже актуальными условиями по договору. Компания Б отвечает на последнюю оферту акцептом.

Смотрите также:  Исправляем рискованные формулировки в договорах. Часть 2

В таком случае будут соблюдены все нормы законов, включая ст. 443 ГК России. Иногда допускается простое указание ссылок на последнее письмо, в котором указываются конечные договоренности, но лучше все же иметь четко прописанные условия, не поддающиеся двойной трактовке.

Если наши стороны, Компания А и Компания Б, договорились об условиях и цене поставки комбайнов, Компания А направляет Компании Б оферту, а Компания Б направляет акцепт, содержащий ссылку на письмо, в котором содержатся актуальные условия по сделке.

Ограничения для заключения договоров путем обмена письмами

Следует помнить, что не всякий договор можно заключить с использованием обмена письмами, когда существуют законодательные ограничения для такого вида заключения сделки. Перечислим их:

— если требуется нотариальное удостоверение договора, что предусматривает ст. 161 ГК;

— если требуется государственная регистрация договора;

— если для заключения контракта необходимо проведение торгов или аукционов, в особенности это касается госзакупок, распоряжения и эксплуатации недрами, включая леса;

— если существует предварительная договоренность сторон, по которой договор в обязательном порядке должен заключаться в одном экземпляре в соответствии со ст. 434 ГК или если Гражданским Кодексом установлено наличие только одного документа, а именно в случае если заключаются договоры купли-продажи недвижимого имущества, договоры купли-продажи юридического лица, договоры аренды зданий, оборудования, юридических лиц, а также договоры страхования.

Несоблюдение этих норм может привести к судебному признанию несостоятельности сделки. В судебной практике распространены признания сделок по продаже недвижимости недействительными, когда документация осуществления сделки не совсем соответствовала установленной законом форме.

Вот почему операции с недвижимостью эксперты рекомендуют удостоверять у нотариуса. Даже если приобретается не объект жилого фонда, квартира или дом, а какой-нибудь незначительный объект недвижимости.

В судебной практике памятен случай, когда один ИП приобрел у ликвидировавшегося предприятия свинарник. Единственными документами о приобретении им недвижимости оказались протокол ликвидационной комиссии о продаже, накладная и квитанция оплаты суммы сделки.

Затем ИП обратился в суд, чтобы признать право собственности, но суд ему отказал, посчитав, что в процедуре покупки была нарушена ст. 550 ГК, требующая наличия одного бумажного документа, который бы и был подтверждающим операцию купли-продажи объекта недвижимости. Если не соблюдать документальную форму продажи объекта недвижимости, то такая сделка может быть признана недействительной.

Но это не значит, что все сделки могут быть признаны недействительными при отсутствии единого письменного документа. Если это не предусмотрено законом, то отсутствие подлинника договора не является основанием для признания договора недействительным, в случае, если договор был выполнен и существуют подтверждения его реальности, такие как письма, выписки и т.д.

Насколько правомерно признание договора недействительным, если отсутствует единый документ, который подписали стороны?

Как уверяют эксперты в области права – нет.

Судебная практика также подтверждает необходимость наличия единого договора в письменной форме только, если это предусмотрено законом.

Если законом предусмотрено обязательное наличие письменной формы документа, то таких документов может быть и несколько. В особенности эта позиция судов часто наблюдается при разбирательстве кредитных споров.

Суды акцентируют внимание на том, что нельзя признать кредитный договор недействительным, если сделка не предусматривала единый документ в письменной форме. Кредиты выдаются не только заемщику, но и контрагенту.

Известен судебный процесс Банка и юридического лица, получившего кредит от банка. Банк находился в стадии ликвидации, а кредитный договор был Компанией утерян. Ликвидатор Банка оспорил данный кредит и потребовал вернуть деньги, заявив, что отсутствие кредитного договора делает сделку ничтожной в рамках ст. 820 ГК, а пользование Компанией деньгами – неправомерным обогащением.

Ликвидатор кроме того еще и начислил дополнительные проценты. Но суд отказался удовлетворить требования ликвидатора, использовав его же аргументы. Поскольку кредитный договор не был предоставлен, то и признать сделку недействительной суд посчитал невозможным шагом.

Кроме того, факт предоставления и получения кредита в установившихся на тот момент отношениях Банка и Компании подтверждался не только кредитным договором. Суд признал договорные отношения между Банком и Компанией сложившимися. При этом суд отказал в признании кредитного договора недействительным и отказал в начислении дополнительных процентов.

Внесение изменений в договор путем обмена письмами

Внесение изменений в договор осуществляется на таких же условиях, как и заключение договора.

Законодательных ограничений для внесения изменений в договор путем обмена письмами не существует. Вносить изменения в договор путем обмена письмами можно даже, если договор был заключен не таким способом, а выполнен на бумажном носителе и в единой форме. Например, если есть необходимость отменить какое-либо условие в основном договоре, то обмен письмами может быть способом внесения таких изменений.

Яндекс.Метрика