Одним из основных направлений деятельности юридической компании «ОКТАВИАН» в городе Краснодаре и Краснодарском крае является юридическое сопровождение компаний «Абонентское юридическое обслуживание»
Подробнее...

Для урегулирования налоговых споров необходимо применение хорошо продуманной стратегии, важно не упустить даже мало весомых аспектов и конечно наличие большой практики ведения споров с налоговым органом
Подробнее...

Правильное оформление документов и подготовка бумаг, четкая тактика и стратегия ведения дела, значительный опыт и нестандартных подход к делу позволяет нам найти выход из любой ситуации, обеспечив наилучшую защиту интересов каждого клиента
Подробнее...

Как реагировать на нестандартные требования контрагентов

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

18 июля 2018

How to respond to non-standard requirements of contractors

Любая компания имеет интерес в удержании своей поставщиков и клиентов, конечно же. Контрагенты имеют мнение, что компании будут выполнять любые условия, чтобы не потерять своих поставщиков. Но иногда требования слишком высокие. Ниже будет перечислено несколько историй главных бухгалтеров, которые сталкивались со странными требованиями своих контрагентов. А также будет пояснено, как реагировать на такие требования.

История номер один. Оплатить акт сверки.

Первый раз с таким поставщиком были заключены договора. Контрагент всегда поставлял товар вовремя, а компания оплачивала все по договору. Фирма решила проверить есть ли у нее долги перед поставщиком. Решили запросить у контрагента акт сверки всех платежей. Но поставщик заявил о том, что все акты подобного характера будут предоставляться на платной основе. И стоимость была в пять тысяч рублей. Компания была удивлена такому требованию. Ведь не плохой получается бизнес, если брать денежные средства за акт сверки.

Вся документация выдается в бесплатном порядке. Но суть в том, что законодательство не регулирует и не запрещает продажу подобных актов. Поэтому некоторые поставщики решают на этом заработать.

Такая деятельность может привести к тому, что контрагент потеряет всех своих заказчиков. Это очень опасно для его деятельности. Конечно, это не отпугнет крупные компании, которые имеют достаточный доход и много клиентов. Обычно один раз в год выдаются в бесплатном порядке такие документы, либо в платном порядке тогда, когда захочется организации.

Но вот нюанс в том, что акт сверки предоставляет отчетность для двух сторон. Это говорит о том, что в этом заинтересованы две стороны. Даже если поставщик произвел расчет и оказалось, что фирма не должна ничего, то могут быть различные ошибки, допущенные поставщиком. А вот сверка самый надежный метод для того, чтобы выявить и предъявить задолженность.

Также акт подписывается фирмой. Это означает что фирма соглашается со своими долгами. То есть по актам три года начинается с того момента, как только компания подписала договор. А это значит, что у контрагента есть все шансы взыскать задолженность с помощью решения суда.

Рекомендуется сначала убедить контрагента в бесплатном предоставлении акта, так как его заинтересованность тоже есть в этом документе.

Для этого важно отправить собственный акт от компании для того, чтобы поставщик подписал его. Но вот контрагент может и проигнорировать такие сверочные документы. Для такого поворота событий можно прописать в акте главу о том, что если поставщик не ответит на такой документ, значит он будет со всем согласен. То есть игнорирование будет считаться подписью и согласием. Можно установить срок, достаточно поставить хотя бы неделю времени. Это может спровоцировать поставщика на ответ, поэтому он может и не проигнорирует акт. Также в договоре можно указать про то, что компания может прислать свою сверку.

Но такой акт может быть недействительным, если в нем будут указаны неверные данные. В судебном заседании может возникнуть ситуация, когда контрагент скажет, что не согласен с актом, и в таком случае предоставит достоверную сумму долга.

Также можно и не просить присылать акт, ведь в случае любой задолженности контрагент обязательно сообщит об этом и попросит заплатить долг. Таким образом фирма не сможет пропустить задолженность.

По п. 1 ст. 395 ГК необходимо оплачивать штрафные санкции для того, даже если в договоре не будет об этом указано ничего. Все процентные ставки соответствуют данным Центрального банка. На данный момент такая ставка будет ровняться в семь процентов. Если в договоре было условие и о процентах, тогда поставщик обязательно их попросить опалить. И он будет прав по ст. 317.1 ГК. По подп. 2 п. 1 ст. 265 НК компания может такие выплаты записывать в свои расходы. В том случае, когда поставщик не потребует таких выплат, тогда налоговики могут самостоятельно засчитать доходы. Такое прописывается в письме Минфина от 09.12.2015 No 03-03-РЗ/67486.

В данном случае можно немного схитрить. Например, можно написать претензию к поставщику, что имеется долг. Но, а на самом деле его не существует. И в этом случае контрагент постарается сообщить о том, что долга нет, либо укажет конкретную сумму задолженности.

Если поставщик при всех ситуациях никак не собирается предоставлять бесплатно акта, тогда можно в договоре указывать точную сумму и время предоставления таких актов. Таким образом можно также указать данные, которые подтверждают какие документы будут предоставлять в бесплатном порядке для компании.

Вторая ситуация – учитывать товар по накладным, а не по фактическому наличию.

Компания, которая занимается изготовлением хлеба, приобрела у поставщика муку. По накладной было прописано пятьдесят мешков. А вот привезли всего сорок девять штук. Сотрудники фирмы принимали все мешки в то время, как водитель привез товар и присутствовал при этом. В накладных фирма указала, что ей поставили сорок девять мешков. Компания спросила у контрагентов, что будут делать. Было два варианта, либо оформлять новые накладные на то количество товара, что привезли, либо создавать и оформлять бумаги на недовоз мешков. На что та фирма предоставила словесные обещания о том, что все будет исправлено. При этом вышло так, что накладных прислали две. Одну на сорок девять мешков, а во второй указали один мешок. После этого контрагент сделал заявление о том, что списать такой мешок не может, а вот компания может, потому что у них крупное производство. При этом сделала вывод, что мешок был потерян по дороге возможно.

По п. 2.1.7 Методических рекомендаций, утв. письмом Комитета по торговле от 10.07.1996 No 1–794/32–5 можно учитывать, что покупатель не может оплачивать товар, который не привезли поставщики. Для такого подтверждения создается акт о том, что данные по накладной и по факту были разные.

В утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 No 132 прописано про форму, по которой необходимо оформлять такие документы о расхождениях. Также можно составлять собственные бланки по собственной форме. Если акт о разногласиях не составляется, тогда в накладных обязательно указывается, что компания получает товара меньше, чем должен был по документам.

О том что товар присутствует не весь обязательно нужно сообщить контрагенту. По п. 1 ст. 483 ГК почти сразу же отправляется претензия от фирмы. Но сроки можно указать в индивидуальном порядке по договору. Претензия пишется в свободной форме, как будет удобно фирме. В ней нужно описать какой товар, сколько и по какой цене не был привезен поставщиком. А также важно указать общую стоимость по всей накладной.

В претензии нужно указать требования, которые компания предоставляет своему поставщику. То есть либо довезти недостающий товар, либо осуществить возврат денежных средств за недовезенный товар. Так же необходимо указать все сроки, в течении которого требования должны быть выполнены контрагентом. Практика показывает, что десяти рабочих дней будет достаточно. К такой претензии обязательно прикладываются копии всех документов, которые подтверждают недовоз продукции.

Когда товар не получили, компании рекомендуется не оплачивать ничего по требованию поставщиков. По законодательству этого делать не нужно. Акт о том, что произошло расхождение должны подписать обе стороны, как покупатель, так и продавец. Если виновный не будет найден, тогда поставщик может такую недостачу переписать на расходы.

Но бывает и такое, нет возможности проверить сколько товара привез водитель от поставщика. Допустим товар располагается в коробках, либо его слишком много. А бывают случаи, что производитель упаковывает товар таким образом, что нельзя увидеть сколько товара внутри.

В накладной важно прописать, что товар был принят по коробкам, а вот внутри не пересчитывалась продукция. Товар можно проверить, но только в пределах разумного по времени срока. Такое прописывается в п. 4 ст. 486 ГК, но вот разумность срока нигде не прописывается в кодексе. Чтобы не возникало лишних проблем в договоре достаточно указать, какие сроки будут считаться разумными для двух сторон. После проверки товара, необходимо сообщить поставщику, что не так с продукцией. Тогда именно он будет разбираться в чем дело и где товар. Компания не должна оплачивать тот товар, который ей не был доставлен.

Третья история – фотографировать все, когда происходит встреча.

Фирма предоставляет продажу товара в больших количествах одному из своих контрагентов. Как только происходит встреча с руководителем, он постоянно просит сделать с ним фотографию. Компании это доставляет немного неудобства. Тем более непонятно для чего ему это нужно.

Но вот если разобраться, то контрагент не просто так это делает. Он предоставляет себе хорошую защиту от претензий, которые могут быть выдвинуты налоговыми органами. Если инспектора примут решение о том, что сделка нереальная, то фотографии смогут стать доказательством того, что сделка была на самом деле. Данный вывод сделан в Постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 23.07.2015 No Ф02-3835/2015.

Поставщик никак не пострадает, если сделку у контрагента могут признать недействительной. Налоговая инспекция не сможет доначислить налоги или наложить штрафы на продавца.

Поэтому в таких ситуация отказывать клиенту в фотографировании не стоит. В договорах не стоит прописывать количество фотоснимков и так далее. Достаточно попросить контрагента не фотографировать все подряд. Потому что в суде будут засчитывать еще и переписки, опрос сотрудников и прочее.

Четвертая ситуация – не стоит давать документацию контрагентам.

Компания сдала площадку в аренду своим клиентам. Оплата производится в сроки, но вот ежемесячно они требуют предоставление актов. Возникает такое чувство, что в бухгалтерии, слишком мало работы. В принципе, компания также начинает перевыполнять свою работу. Составляет акты, отправляет их и так далее.

При этом фирма имеет полное право не предоставлять каждый месяц акт. Единственным исключением может быть договор, в котором прописан данный пункт. По письму Минфина от 07.06.2006 No 03-03-04/1/505 налоговая инстанция перестала запрашивать ежемесячные акты. Ранее это было обязательным, сейчас уже нет. По письму Минфина от 15.11.2017 No 03-03-06/1/75483 подтверждением становятся расходы, которые подтвердят наличие в аренде помещения и так далее. Поэтому компаниям не стоит об этом переживать. По п. 1 ст. 172 НК обязательным должна быть счет — фактура. А акты не нужны.

Рекомендуется поговорить с арендаторами и объяснить им, что по закону больше не требуется создавать акты каждый месяц. Чтобы подтвердить слова, можно предоставить к прочтению письма. Но если контрагент не согласится с этим, чтобы его не потерять, лучше предоставлять такую отчётность ему.

Пятая ситуация –данные, которые являются личными.

Менеджер компании произвел согласование с покупателем на то, чтобы установить высокую ценовую категорию для продукции компании. Контрагент прислал список документов, которые им были необходимы. Весь список не вызвал сомнения, кроме последней строки: копия паспорта с пропиской директора фирмы и главного бухгалтера компании. Конечно такие личные данные никто не захотел отправлять контрагенту. Ведь ими могут воспользоваться мошенники.

Все дело в том, что некоторые фирмы уверены в том, что чем больше документов получают они от компаний, тем больше они предоставляют себе шансов на защиту в случае с проблемами в налоговых проверках. Но вот фирмам опасно давать личную информацию. Ведь существуют шансы того, что ими могут воспользоваться мошенники.

Рекомендуется не отправлять документы контрагентам, которые запрашивают документы с личными данными. По п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 No 152-ФЗ контрагент обязан для начала взять согласие у человека, который будет предоставлять свои личные данные, а только потом запрашивать их.

Шестая ситуация – написать заявление о зачете.

Компания наняла клининговую службу. Оплату производят они каждый месяц. Один раз компания выплатила большую сумму, чем должна была. А после заплатила меньше. После чего контрагент выставил требование о том, чтобы фирма заплатила уговоренную сумму. Тем самым он сказал, что нужно писать заявление прежде ем учитывать переплату за счет будущего месяца. Странно то, что налоговая организация это делать умеет, а контрагент нет.

Но неуплата долгов может привести к тому, что компания подаст иск за такую неуплату, и тогда все переплаты не учтутся в автоматическом режиме. Это сыграет минусом для фирмы. Тем самым компания имеет право не писать никаких заявлений, чтобы избежать долга достаточно попросить контрагента перенести переплаченную сумму на другой месяц. В письмах и законодательстве прописываются такие разрешения без официальных заявлений фирмы.

Рекомендуется послушать контрагента и написать такое заявление. Но на будущее указать там, что все последующие переплаты необходимо учитывать без различных заявлений. Таким образом, компания позволит себе избежать лишних споров и сохранит контрагента.

Яндекс.Метрика